Política de Tratamiento de Datos Personales
INPESCAR S.A.S.
1. Objeto
La presente Política tiene por objeto establecer los lineamientos para la recolección, almacenamiento, uso, circulación, tratamiento, transmisión, transferencia, actualización, supresión y protección de los datos personales tratados por la empresa, garantizando los derechos de los titulares de la información conforme a la legislación colombiana vigente.
2. Marco normativo
La presente Política se fundamenta en:
- Constitución Política de Colombia.
- Ley 1581 de 2012.
- Decreto 1377 de 2013.
- Decreto 1074 de 2015.
- Ley 1266 de 2008 cuando resulte aplicable.
- Circulares y lineamientos de la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC).
- Demás normas concordantes y complementarias.
3. Ámbito de aplicación
La presente Política aplica a toda base de datos y tratamiento de datos personales realizado por la empresa respecto de:
- Trabajadores.
- Ex trabajadores.
- Aspirantes a empleo.
- Clientes.
- Proveedores.
- Contratistas.
- Visitantes.
- Accionistas.
- Usuarios.
- Terceros relacionados con la operación empresarial.
La Política aplica a:
- Datos físicos.
- Datos digitales.
- Archivos documentales.
- Correos electrónicos.
- Grabaciones.
- Cámaras de videovigilancia.
- Plataformas tecnológicas.
- Aplicaciones corporativas.
4. Definiciones
4.1 Dato personal
Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una persona natural determinada o determinable.
4.2 Titular
Persona natural cuyos datos personales son objeto de tratamiento.
4.3 Tratamiento
Cualquier operación sobre datos personales, tales como:
- Recolección.
- Almacenamiento.
- Uso.
- Circulación.
- Actualización.
- Supresión.
- Transmisión.
- Transferencia.
4.4 Base de datos
Conjunto organizado de datos personales objeto de tratamiento.
4.5 Encargado del tratamiento
Persona natural o jurídica que realiza el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable.
4.6 Responsable del tratamiento
Persona jurídica que decide sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos.
4.7 Datos sensibles
Aquellos que afectan la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación.
5. Principios rectores
El tratamiento de datos personales se realizará conforme a los siguientes principios:
5.1 Legalidad
El tratamiento se sujetará a las disposiciones legales vigentes.
5.2 Finalidad
Los datos serán tratados para finalidades legítimas, informadas y autorizadas.
5.3 Libertad
El tratamiento solo podrá realizarse con autorización previa, expresa e informada del titular, salvo excepciones legales.
5.4 Veracidad
La información deberá ser veraz, completa, exacta y actualizada.
5.5 Transparencia
El titular podrá obtener información sobre el tratamiento de sus datos.
5.6 Acceso y circulación restringida
Los datos solo podrán ser tratados por personas autorizadas.
5.7 Seguridad
La empresa implementará medidas técnicas, humanas y administrativas para proteger la información.
5.8 Confidencialidad
Las personas que intervengan en el tratamiento deberán garantizar reserva de la información.
6. Datos personales objeto de tratamiento
La empresa podrá tratar, entre otros, los siguientes datos:
- Nombre e identificación.
- Dirección y teléfonos.
- Correo electrónico.
- Información laboral.
- Información académica.
- Información financiera cuando aplique.
- Imágenes y videograbaciones.
- Datos biométricos autorizados.
- Información contractual.
- Datos de seguridad social.
- Información de contacto de emergencia.
- Información requerida por autoridades competentes.
7. Datos sensibles
La empresa podrá tratar datos sensibles únicamente cuando:
- El titular haya otorgado autorización explícita.
- Sea necesario para obligaciones laborales o de seguridad social.
- Exista obligación legal.
- Sea necesario para protección de la salud o seguridad.
- Se trate de información requerida judicial o administrativamente.
Los datos sensibles podrán incluir:
- Datos biométricos.
- Información médica.
- Información de salud ocupacional.
- Datos relacionados con discapacidad.
- Información requerida para SST.
El titular no estará obligado a autorizar el tratamiento de datos sensibles salvo cuando exista deber legal o contractual legítimo.
7.1 Tratamiento de datos personales de menores de edad
Cuando la empresa vincule laboralmente a adolescentes autorizados para trabajar (mayores de 15 y menores de 18 años, conforme al Código Sustantivo del Trabajo y al Código de la Infancia y la Adolescencia), el tratamiento de sus datos personales se realizará atendiendo al interés superior del menor y al respeto de sus derechos fundamentales (Ley 1581 de 2012, art. 7 y Decreto 1377 de 2013, art. 12). Dicho tratamiento se limitará a las finalidades laborales estrictamente necesarias y contará con la autorización previa del representante legal del menor (padre, madre o tutor), sin perjuicio del ejercicio del derecho del menor a ser escuchado.
8. Finalidades del tratamiento
La empresa podrá tratar datos personales para las siguientes finalidades:
8.1 Finalidades laborales
- Procesos de selección.
- Contratación.
- Nómina.
- Afiliaciones.
- Gestión SST.
- Evaluaciones.
- Capacitaciones.
- Bienestar laboral.
- Control disciplinario.
- Seguridad empresarial.
- Gestión documental laboral.
8.2 Finalidades comerciales
- Gestión de clientes.
- Facturación.
- Servicio al cliente.
- Cotizaciones.
- Gestión de proveedores.
- Gestión contractual.
8.3 Finalidades de seguridad
- Videovigilancia.
- Control de acceso.
- Prevención de fraude.
- Protección de activos.
- Seguridad informática.
8.4 Cumplimiento legal
- Atención de requerimientos judiciales o administrativos.
- Cumplimiento tributario.
- Cumplimiento laboral.
- Cumplimiento regulatorio.
9. Autorización del titular
La empresa solicitará autorización previa, expresa e informada para el tratamiento de datos personales, salvo las excepciones previstas en la ley.
La autorización podrá obtenerse mediante:
- Documento físico.
- Medios electrónicos.
- Correo electrónico.
- Formularios.
- Plataformas digitales.
- Grabaciones autorizadas.
- Conductas inequívocas permitidas por la ley.
La empresa conservará prueba de la autorización otorgada.
10. Derechos de los titulares
Los titulares tendrán derecho a:
- Conocer, actualizar y rectificar sus datos.
- Solicitar prueba de la autorización.
- Ser informados sobre el uso dado a sus datos.
- Presentar consultas y reclamos.
- Solicitar supresión de datos cuando proceda.
- Revocar la autorización cuando legalmente sea posible.
- Acceder gratuitamente a sus datos personales.
11. Deberes de la empresa
La empresa se compromete a:
- Garantizar el ejercicio de los derechos de los titulares.
- Conservar la información bajo condiciones de seguridad.
- Actualizar la información cuando sea necesario.
- Tramitar consultas y reclamos.
- Informar sobre la finalidad del tratamiento.
- Cumplir las instrucciones de la SIC.
- Adoptar medidas de protección de la información.
12. Videovigilancia
La empresa podrá utilizar sistemas de videovigilancia para:
- Seguridad de personas.
- Protección de bienes.
- Control de acceso.
- Prevención de incidentes.
- Control operacional.
Las imágenes:
- Serán tratadas confidencialmente.
- No serán utilizadas para fines distintos a los autorizados.
- Podrán ser suministradas a autoridades competentes cuando sea requerido legalmente.
La empresa informará la existencia de cámaras mediante avisos visibles.
13. Transferencia y transmisión de datos
La empresa podrá transmitir o transferir datos personales a:
- Encargados del tratamiento.
- Proveedores tecnológicos.
- Operadores de nómina.
- Autoridades competentes.
- Entidades financieras.
- Aseguradoras.
- ARL, EPS y fondos de seguridad social.
Siempre bajo medidas de protección y cumplimiento legal.
13.1 Transferencia internacional de datos
En caso de que la empresa utilice proveedores de servicios tecnológicos, de correo electrónico o de alojamiento (nube) ubicados fuera de Colombia, dicha transferencia internacional de datos personales se sujetará a lo dispuesto en el artículo 26 de la Ley 1581 de 2012 y en el Decreto 1377 de 2013: solo se transferirán datos a países que proporcionen niveles adecuados de protección, o bien mediando la autorización expresa e inequívoca del titular o alguna de las excepciones legales previstas. La empresa exigirá a dichos proveedores garantías contractuales de confidencialidad y seguridad equivalentes a las de esta Política.
14. Seguridad de la información
La empresa implementará medidas:
- Técnicas.
- Administrativas.
- Humanas.
- Tecnológicas.
Orientadas a proteger la información contra:
- Acceso no autorizado.
- Pérdida.
- Alteración.
- Uso indebido.
- Fraude.
- Divulgación no autorizada.
15. Procedimiento para consultas y reclamos
15.1 Consultas
Los titulares podrán consultar sus datos personales mediante solicitud escrita. La empresa responderá dentro de los términos legales vigentes.
15.2 Reclamos
Los titulares podrán solicitar:
- Corrección.
- Actualización.
- Supresión.
- Revocatoria.
La empresa tramitará los reclamos conforme a la Ley 1581 de 2012.
16. Área responsable
La empresa designará un área o responsable para:
- Atención de consultas.
- Atención de reclamos.
- Protección de datos.
- Gestión de bases de datos.
Para el ejercicio de sus derechos (conocer, actualizar, rectificar, suprimir y revocar) y para presentar consultas o reclamos, el titular puede contactar al responsable del tratamiento de datos personales en los siguientes canales de atención:
Responsable: INPESCAR S.A.S. (NIT 900.146.028-8)
Correo de contacto: [email protected]
Dirección: San Andrés, Colombia
Teléfono: 5124089
17. Conservación de la información
Los datos personales serán conservados:
- Mientras exista finalidad legítima.
- Durante el tiempo exigido legalmente.
- Conforme a obligaciones laborales, contables y tributarias.
- Según políticas de archivo y gestión documental.
18. Confidencialidad
Toda persona que intervenga en el tratamiento de datos personales deberá:
- Guardar reserva.
- Evitar divulgaciones no autorizadas.
- Cumplir las políticas internas de seguridad de la información.
Esta obligación permanecerá incluso después de terminada la relación laboral o contractual.
19. Vigencia
La presente Política rige a partir de su aprobación y publicación interna. La empresa podrá modificarla en cualquier momento conforme a cambios normativos o necesidades organizacionales.
20. Aprobación
EMPRESA: INPESCAR S.A.S. — NIT 900.146.028-8 — San Andrés, Colombia
Versión: 2026-01
Fecha de aprobación y vigencia: 1 de enero de 2026
Adoptada por: INPESCAR S.A.S., a través de su Representante Legal
Documento adoptado formalmente por el responsable del tratamiento y puesto a disposición de los titulares. La constancia física firmada por el Representante Legal reposa en los archivos de la empresa.
Documento 1: Política de Tratamiento de Datos Personales y Habeas Data — Trabajadores
INPESCAR S.A.S.
1. Objetivo y marco legal
El presente documento establece los lineamientos específicos para el tratamiento de los datos personales de los trabajadores de INPESCAR S.A.S., garantizando su derecho fundamental al Habeas Data conforme a la Constitución Política, la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1074 de 2015.
2. Derechos del trabajador titular de la información
Como titular de sus datos personales, el trabajador tiene derecho a:
- Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a la empresa.
- Solicitar prueba de la autorización otorgada para el tratamiento de sus datos.
- Ser informado, previa solicitud, respecto del uso que se le ha dado a sus datos personales.
- Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a la normatividad.
- Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.
3. Finalidad del tratamiento en el ámbito laboral
La empresa tratará los datos personales, incluyendo datos sensibles como información médica, biométrica o de seguridad y salud en el trabajo, con fines estrictamente ligados al desarrollo del contrato de trabajo, el pago de nómina, afiliaciones al sistema de seguridad social, y la gestión de bienestar laboral.
4. Tratamiento de imágenes y videovigilancia en el entorno laboral
INPESCAR S.A.S. cuenta con sistemas de videovigilancia instalados en sus instalaciones para garantizar la seguridad de las personas, la protección de los bienes y el control operacional.
Aceptación y Uso Probatorio: Se informa de manera expresa al trabajador que la captura de imágenes, videos y/o audios por las cámaras de seguridad de la empresa tiene, además de los fines de seguridad, una finalidad de control y vigilancia en el lugar de trabajo. En caso de evidenciarse presuntas infracciones a la Ley, al Contrato de Trabajo o al Reglamento Interno de Trabajo, las capturas de imágenes, videos o audios podrán ser utilizadas como prueba lícita y conducente dentro de los respectivos procesos disciplinarios internos. Asimismo, de configurarse una presunta infracción administrativa o la comisión de una conducta punible (penal) por parte del trabajador, dicho material probatorio podrá y será remitido de manera directa a las autoridades competentes (Fiscalía General de la Nación, Policía Nacional, Ministerio del Trabajo, entre otras) para los fines legales pertinentes.